Formularz zapisu do newslettera: o które pola pytać, a z których zrezygnować

Formularz zapisu do newslettera potrzebuje dwóch rzeczy: pola na adres e-mail i jasnej informacji o zgodzie. Cała reszta jest opcjonalna, a każde dodatkowe pole musi mieć konkretne zastosowanie. Prowadzisz małą firmę i dodajesz formularz na stronę? Pewnie zastanawiasz się, ile pól w nim umieścić i jak napisać zgodę tak, żeby nie brzmiała jak pismo z kancelarii prawnej. Ten poradnik opisuje, które pola zostawić, które usunąć, jak sformułować zgodę, gdzie umieścić formularz i co powinno się dziać po kliknięciu „Zapisz się”.

Jakich pól naprawdę potrzebuje formularz zapisu do newslettera?

Jedyne pole, o które musisz zapytać, to adres e-mail. Bez adresu nie masz dokąd wysłać newslettera. Proste. Każde dodatkowe pole to kolejne pytanie między odwiedzającym a przyciskiem zapisu, więc każde musi mieć realne zastosowanie w mailach, które zamierzasz pisać. Najczęściej kusi, żeby dodać imię. Zostaw je, jeśli będziesz zwracać się do ludzi po imieniu albo personalizować treści. Jeśli nie, usuń je.

To zgadza się z zasadą minimalizacji danych zapisaną w unijnym rozporządzeniu o ochronie danych: dane osobowe mają być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do danego celu. Po ludzku? Pytaj tylko o to, z czego twój newsletter naprawdę korzysta.

Pola formularza zapisu, które możesz spokojnie usunąć

Większość dodatkowych pól w formularzu zapisu możesz usunąć. Spowalniają ludzi, a maile nie stają się dzięki nim lepsze dla odbiorców. Typowi podejrzani:

• Nazwisko - w powitaniach w newsletterze prawie nigdy się go nie używa.
• Numer telefonu - do wysyłki maili nie jest potrzebny, a prośba o niego sprawia, że ludzie się zawahają (a czasem rezygnują).
• Firma - przydaje się tylko wtedy, gdy faktycznie dzielisz treści B2B według firm.
• Pełny adres pocztowy - jego miejsce jest w koszyku, nie w formularzu newslettera.
• Płeć - to dane osobiste, a do napisania dobrego maila rzadko są potrzebne.
• „Skąd się o nas dowiedziałeś?” - na to pytanie odpowie ci analityka, bez zawracania nikomu głowy.

Data urodzin to trochę szczególny przypadek. Jeśli chcesz tylko wysłać życzenia albo urodzinową ofertę, zapytaj o dzień i miesiąc. Rok nic tu nie wnosi. Inne informacje mogą poczekać: zbierzesz je później przez centrum preferencji, krótką ankietę w mailu powitalnym albo z historii zakupów. A jeśli zostawiasz jakieś pole opcjonalne, wyraźnie oznacz je jako opcjonalne. Nigdy nie rób z niego pola obowiązkowego.

Jak sformułować zgodę na newsletter przy checkboksie

Dobra treść zgody mówi, kto wysyła, co wysyła i jak często, w jednym prostym zdaniu obok niezaznaczonego pola. To wszystko. Motyw 32 RODO mówi, że zgoda powinna być wyrażona wyraźnym działaniem potwierdzającym, a milczenie, domyślnie zaznaczone pola ani brak działania się nie liczą.

Checkboks zgody na newsletter trzymaj osobno od akceptacji regulaminu czy złożenia zamówienia. Ludzie powinni móc kupić coś bez zapisywania się na newsletter. Oto treść, którą możesz dopasować do siebie:

„Tak, chcę otrzymywać newsletter [nazwa firmy] z nowościami i poradami, mniej więcej dwa razy w miesiącu. Mogę zrezygnować w każdej chwili, klikając link w każdym mailu.”

Tuż pod tym zdaniem umieść link do polityki prywatności. Potem sprawdź (naprawdę sprawdź, nie zakładaj), czy każdy wysyłany mail ma działający link do wypisania się.

Gdzie umieścić formularz zapisu na stronie

Umieść formularz tam, gdzie ludzie kończą czytać: na końcu wpisów na blogu, w stopce i na osobnej stronie newslettera. Dobrze umieszczony formularz łapie ludzi zaraz po tym, jak znaleźli coś przydatnego, czyli wtedy, gdy najchętniej chcą więcej. Najczęstsze opcje, z ich plusami i minusami:

• Pod artykułami - trafia do zaangażowanych czytelników, ale tylko na stronach z treścią.
• Stopka - widoczna na każdej stronie, ale łatwo ją przewinąć.
• Pasek boczny - na komputerze zawsze na miejscu, ale na telefonie często ukryty albo zepchnięty w dół.
• Popup przy wyjściu lub po czasie - trudno go przeoczyć, ale irytuje, jeśli wyskakuje za wcześnie.

Stawiasz na popup? Niech łatwo się go zamyka i nigdy nie pokazuj go, zanim odwiedzający cokolwiek przeczyta. Nikt nie zapisuje się na stronę, której jeszcze nie obejrzał. Jeśli twoja strona działa na WordPressie, nasz poradnik o formularzach zapisu w WordPressie pokazuje, jak dodać formularz bez kodowania. Prowadzisz sklep internetowy? Możesz skorzystać z naszych darmowych wtyczek do strony, żeby połączyć sklep z listą mailingową.

Co powinno się stać po kliknięciu „Zapisz się”?

Gdy ktoś kliknie przycisk zapisu, pokaż mu jasne podziękowanie i od razu wyślij mail potwierdzający. Przy double opt-in subskrybent potwierdza adres, klikając link w tym mailu, i dopiero wtedy trafia na listę. Które podejście pasuje do ciebie? Nasze porównanie double czy single opt-in omawia plusy i minusy obu rozwiązań.

Powiedz nowym subskrybentom, co będzie dalej: jaki mail dostaną jako pierwszy i że warto zajrzeć do spamu albo zakładki Oferty, jeśli mail z potwierdzeniem double opt-in nie dotrze. Nudne? Trochę. Ale oszczędza mnóstwo odpowiedzi w stylu „nic do mnie nie przyszło”. Zapisuj też, kiedy i w jaki sposób każda osoba się zapisała, łącznie z formularzem i treścią zgody, którą widziała, bo RODO wymaga, żebyś umiał wykazać, że zgoda została wyrażona. MailCraft obsługuje zarówno formularze zapisu, jak i maile potwierdzające.

Checklista formularza zapisu zgodnego z RODO

Formularz zapisu zgodny z RODO to kilka decyzji, które sprawdzisz w parę minut:

1. Adres e-mail to jedyne obowiązkowe pole.
2. Imię jest w formularzu tylko wtedy, gdy go użyjesz, i jest oznaczone jako opcjonalne.
3. Nie ma pól, których twoje maile nie potrzebują.
4. Pole zgody jest niezaznaczone, a jego treść mówi, kto wysyła, co wysyła i jak często.
5. Obok treści zgody jest link do polityki prywatności.
6. Formularz jest na końcu treści, w stopce albo na stronie newslettera.
7. Subskrybenci widzą podziękowanie i dostają mail potwierdzający.
8. Zapisujesz, kiedy i w jaki sposób zgoda została wyrażona.

Zatem praca domowa. Otwórz swój obecny formularz zapisu do newslettera, porównaj go z tą listą i usuń jedno pole, którego dziś nie potrzebujesz. Jedno wystarczy na dobry początek. Gdy zaczną przybywać subskrybenci, nasze artykuły o zarządzaniu listą pomogą ci utrzymać listę czystą i zaangażowaną.

FAQ