Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 30 maja 2026. To bazowa polityka udostępniona dla przejrzystości; przed oparciem na niej zgodności prosimy o jej weryfikację przez radcę prawnego.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Web Systems Krzysztof Balicki („MailCraft”, „my”, „nas”) zbiera, wykorzystuje i chroni dane osobowe podczas korzystania z platformy i strony MailCraft.eu, zgodnie z unijnym Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO / GDPR) oraz polskim prawem o ochronie danych.

1. Zakres i role

W odniesieniu do danych naszych klientów i osób odwiedzających stronę MailCraft jest administratorem danych. W odniesieniu do danych, które klienci wgrywają i wysyłają do własnych subskrybentów przez platformę, administratorem jest klient, a MailCraft działa jako podmiot przetwarzający w imieniu klienta (zob. sekcja 4, Umowa powierzenia przetwarzania).

2. Jakie dane zbieramy

• Dane konta: imię i nazwisko, e-mail, hasło (zahaszowane), firma, dane rozliczeniowe, preferencja językowa.
• Dane o korzystaniu: aktywność logowania, adres IP, informacje o przeglądarce/urządzeniu, korzystanie z funkcji.
• Dane rozliczeniowe: plan, faktury, VAT/NIP, status płatności (dane karty obsługuje nasz operator płatności, nie są przez nas przechowywane).
• Dane subskrybentów (jako przetwarzający): kontakty i dane kampanii wgrane przez klientów.
• Dane ze strony: zgłoszenia z formularza kontaktowego, zapisy na newsletter, pliki cookie (sekcja 9).

3. Jak wykorzystujemy dane i podstawy prawne

• Świadczenie i obsługa usługi – wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Obsługa płatności, fakturowania i raportowania do KSeF – obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c).
• Ulepszanie i zabezpieczanie platformy – uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Wysyłka newslettera MailCraft – Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a), z double opt-in i łatwym wypisaniem.

4. Umowa powierzenia przetwarzania (DPA)

Gdy korzystasz z MailCraft, by wysyłać e-maile do własnych subskrybentów, pozostajesz administratorem danych, a my przetwarzamy te dane wyłącznie na podstawie Twoich udokumentowanych poleceń, w jedynym celu świadczenia usługi. Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wspieramy Cię przy realizacji żądań osób, których dane dotyczą, oraz przy zgłoszeniach naruszeń, a po zakończeniu współpracy usuwamy lub zwracamy dane subskrybentów. Niniejsza Polityka prywatności wraz z naszym Regulaminem stanowi naszą bazową umowę powierzenia (DPA); osobna podpisana umowa DPA jest dostępna dla klientów Business na żądanie pod adresem sales@mailcraft.eu.

5. Podmioty podprzetwarzające

Korzystamy z ograniczonej liczby zweryfikowanych podmiotów podprzetwarzających, działających w obrębie UE/EOG:

• Hetzner Online GmbH (Niemcy, UE) – hosting serwerów i infrastruktura wysyłkowa.
• Stripe Payments Europe – obsługa płatności.
• Fakturownia sp. z o.o. (Polska) – fakturowanie i e-fakturowanie KSeF.

Prowadzimy aktualną listę podmiotów podprzetwarzających i informujemy klientów o istotnych zmianach. Podmioty te są związane zobowiązaniami umownymi w zakresie ochrony danych nie mniej rygorystycznymi niż te zawarte w niniejszej polityce.

6. Lokalizacja danych

Wszystkie dane osobowe są przechowywane i przetwarzane na terenie Unii Europejskiej (Polska i Niemcy). W ramach standardowego świadczenia usługi nie przekazujemy danych osobowych poza EOG. Gdyby jakiekolwiek przekazanie było kiedykolwiek konieczne, podlegałoby odpowiednim zabezpieczeniom na podstawie Rozdziału V RODO (np. standardowym klauzulom umownym).

7. Okres przechowywania

Dane konta i subskrybentów przechowujemy przez czas trwania Twojej subskrypcji. Po zakończeniu dane subskrybentów są usuwane w ciągu 30 dni, chyba że dłuższy okres jest wymagany przez prawo. Dokumentacja rozliczeniowa jest przechowywana przez okres wymagany polskimi przepisami o rachunkowości i podatkach.

8. Twoje prawa

Na podstawie RODO masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia lub sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Aby skorzystać z tych praw, napisz na support@mailcraft.eu. Masz także prawo wniesienia skargi do polskiego organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Pliki cookie

Stosujemy niezbędne pliki cookie wymagane do działania strony i aplikacji oraz ograniczone pliki cookie analityczne. Plikami cookie możesz zarządzać w ustawieniach przeglądarki.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne, w tym szyfrowanie w transmisji (TLS), haszowanie haseł, kontrole dostępu oraz hosting w UE z monitoringiem. Żadna metoda transmisji nie jest w 100% bezpieczna, ale dbamy o ochronę Twoich danych i powiadomimy dotknięte osoby oraz organy o każdym naruszeniu w zakresie wymaganym prawem.

11. Zmiany w polityce

Możemy od czasu do czasu aktualizować tę politykę. O istotnych zmianach poinformujemy przez stronę lub e-mailem. Data „ostatniej aktualizacji” powyżej odzwierciedla najnowszą wersję.

12. Kontakt

Pytania dotyczące prywatności lub tej polityki: support@mailcraft.eu – Web Systems Krzysztof Balicki, Dąbrowskiego 249, 93-231 Łódź, Polska.